La mail dalla terrazza a Polignano non è gratis come sembra
Camilla, project manager in una società di consulenza a Milano, ha passato tre settimane di luglio dell'anno scorso a rispondere alle mail dalla terrazza della casa dei genitori a Polignano a Mare, convinta che bastasse una buona connessione Wi-Fi per considerarla una vacanza produttiva. Solo a settembre, durante un controllo interno dell'ufficio del personale, ha scoperto che il suo contratto individuava Milano come sede di lavoro esclusiva e che quelle tre settimane avrebbero dovuto passare da una richiesta formale di smart working temporaneo, con tanto di comunicazione della nuova postazione. Nessuna sanzione, alla fine, ma una lezione chiara: il workation nel 2026 non è semplicemente lavorare da un posto diverso, è un cambiamento contrattuale che va gestito, non improvvisato.
Cosa dice davvero la legge italiana
Il lavoro agile, disciplinato dalla legge 81/2017, prevede che la sede di lavoro possa variare solo con un accordo individuale scritto tra dipendente e datore, che indichi il luogo di svolgimento della prestazione, gli strumenti utilizzati e le fasce di reperibilità. Per un workation di due o tre settimane in Italia, molte aziende accettano una comunicazione semplificata, ma per un soggiorno all'estero — la casa di un parente in Provenza, un mese a Lisbona — le cose si complicano parecchio: bisogna verificare se esiste un rischio di doppia imposizione fiscale, perché superare i 183 giorni di permanenza in un altro Paese nell'arco dell'anno può far scattare l'obbligo di dichiarare i redditi anche lì, secondo le convenzioni contro le doppie imposizioni che l'Italia ha firmato con la maggior parte dei Paesi europei.
Per un workation breve, sotto le quattro settimane e dentro i confini nazionali, il rischio fiscale è quasi nullo. Cambia invece tutto se si lavora dall'estero: alcune aziende, specialmente quelle con sede legale in più Paesi, richiedono da tempo un modulo interno di autorizzazione al "remote work abroad", proprio per evitare grane con il fisco locale del Paese ospitante. Ignorarlo e partire comunque, sperando che nessuno se ne accorga, è la scelta più rischiosa e anche la più diffusa.
E se il capo dice semplicemente no?
Succede più spesso di quanto si pensi, soprattutto in settori come la finanza o la sanità dove la reperibilità fisica resta un requisito non negoziabile. In quel caso conviene prendere atto della risposta invece di insistere: un workation forzato, fatto lavorando part-time e senza reale copertura contrattuale, espone sia il dipendente sia l'azienda a responsabilità in caso di infortunio, perché l'assicurazione INAIL copre solo la postazione dichiarata.
Come chiederlo senza sembrare che si stia semplicemente prendendo una scusa per le ferie
Il modo più efficace è presentarlo come un progetto con paletti precisi, non come un desiderio vago. Conviene indicare la durata esatta, due settimane e non "un po' di tempo", il luogo preciso con indirizzo, la fascia oraria di reperibilità che si intende rispettare, e un piano B in caso di connessione instabile — una SIM locale di backup, per esempio, o l'indicazione di un co-working nelle vicinanze come WeWork o una sede Regus, così da non lasciare tutto in mano al Wi-Fi di una casa di vacanza. Meglio proporre la richiesta con un mese di anticipo, non una settimana prima: dà al responsabile HR il tempo di verificare gli aspetti assicurativi senza doverlo fare di fretta.
I vantaggi reali, non quelli da cartolina
Il vantaggio più concreto non è la vista sul mare durante le call, che dopo tre giorni smette di essere una novità e diventa solo un dettaglio nello sfondo virtuale. È piuttosto la possibilità di allungare un soggiorno che altrimenti sarebbe stato di una settimana di ferie vere, trasformandolo in tre o quattro settimane in cui si lavora al mattino e ci si gode il territorio nel pomeriggio. Per chi ha famiglia lontana — genitori in Sicilia, suoceri in Trentino — significa anche passare più tempo reale con loro senza esaurire tutti i giorni di ferie dell'anno in un colpo solo.
Conviene però essere onesti su un punto scomodo: la produttività cala. Chi lavora in workation per più di due settimane consecutive segnala quasi sempre un calo di concentrazione nella seconda metà del soggiorno, complice il caldo, gli orari sballati e la tentazione di anticipare la giornata al mare. Non è un fallimento personale, è semplicemente come funziona la testa quando il contesto smette di essere quello dell'ufficio.
Meglio a giugno o a settembre?
Giugno offre il vantaggio del clima ancora gestibile per lavorare al mattino, con temperature che a Bari o in Costiera Amalfitana restano sotto i 28 gradi fino alle undici; a fine luglio e in agosto, invece, anche una call delle nove del mattino può risultare scomoda senza aria condizionata efficiente, un dettaglio che molte case di vacanza al mare non garantiscono. Settembre resta la scelta più equilibrata per chi ha margine di scegliere: meno affollamento, prezzi degli affitti già in calo del quindici-venti per cento rispetto ad agosto, e temperature comunque adatte a lavorare senza soffrire.
Strumenti che aiutano davvero
Una VPN aziendale funzionante ovunque, una seconda fonte di connessione, come l'hotspot dello smartphone con una soglia dati di almeno 20 giga, e un monitor portatile da 15 pollici, che si trova ormai sotto i 150 euro su siti come Amazon o MediaWorld, fanno più differenza di qualunque vista panoramica. Il monitor in particolare risolve il problema più sottovalutato del workation: lavorare tutto il giorno solo sullo schermo del portatile stanca gli occhi e la schiena molto più in fretta di quanto sembri nei primi due giorni di entusiasmo.
Chi lo permette già, e a quali condizioni
Alcune grandi aziende italiane hanno formalizzato la possibilità già da tempo: Intesa Sanpaolo consente ai dipendenti fino a quindici giorni di lavoro da un'altra località italiana all'anno, previa comunicazione tramite il portale interno HR, mentre diverse società di consulenza internazionali con sede a Milano applicano policy simili ma limitate al territorio dell'Unione Europea, per evitare complicazioni fiscali extra-UE. Le PMI, al contrario, gestiscono la questione quasi sempre in modo informale, tramite un semplice scambio di mail con il responsabile diretto — il che funziona bene finché non emerge un problema, per esempio un infortunio durante l'orario di lavoro dichiarato, ed è proprio lì che la mancanza di un accordo scritto si fa sentire.
Vale la pena ricordare che il diritto alla disconnessione resta valido anche durante il workation: il datore di lavoro non può pretendere reperibilità oltre l'orario concordato solo perché il dipendente si trova in un luogo di vacanza. Chi accetta di rispondere alle mail la sera "tanto sono comunque qui" finisce quasi sempre per cancellare da solo il confine che il workation dovrebbe invece proteggere.
La nostra raccomandazione
Meglio limitare il workation a due settimane consecutive, non quattro, e farlo sempre con un accordo scritto, anche informale via mail, che indichi luogo e orari. Da evitare assolutamente il workation "silenzioso" all'estero senza comunicarlo, perché il rischio fiscale personale, per quanto raro, ricade interamente sul dipendente e non sull'azienda. Vale la pena chiedere prima, anche a costo di sentirsi dire di no una volta: è molto meglio di scoprire a settembre, come è successo a Camilla, che quelle settimane di terrazza a Polignano avrebbero avuto bisogno di un modulo in più.